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O que é Project Management Office (PMO) e qual a sua importância para as organizações?
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O que é Project Management Office (PMO) e qual a sua importância para as organizações?

Um project management office (PMO) é, resumidamente, um grupo que pode ser interno ou externo a uma empresa que define, mantém e garante os seus padrões de gerenciamento de projetos. Eles trabalham auxiliando na manutenção das melhores práticas, status do projeto e direções a serem tomadas.

“Os PMOs surgiram para ajudar as organizações a oferecerem valor para as partes interessadas em projetos e programas desenvolvidos por elas”, diz Brian Weiss, vice-presidente de desenvolvimento e carreira profissional do Project Management Institute.

De acordo com a pesquisa da PM Solutions, 85% das empresas contaram com um PMO em 2016, apresentando um aumento de cinco por cento em relação a 2014. Além disso, 30% dos entrevistados tem planos de começar a trabalhar com um PMO.

Funções e responsabilidades de um PMO

Um PMO garante que os procedimentos, práticas e operações da empresa funcionem bem – dentro do prazo, orçamento e tudo mais. “Os PMOs estão lá para garantir o sucesso do projeto e do programa, e isso é crítico porque as organizações oferecem valor através de projetos e programas”, disse Weiss. “Como eles fazem isso depende de como estão situados dentro da organização”.

De acordo com a Pulse of the Profession de 2017 da PMI, as empresas que alinharam o PMO da empresa a uma estratégia tiveram 38 por cento mais projetos atingindo objetivos e intenções comerciais do que aqueles que não o faziam. Eles também tiveram 33% menos projetos considerados falhos.

Michael Fritsch, vice-presidente do PMO da Confoe, que oferece serviços PMO e ajuda as empresas a criar seus próprios PMOs internos, diz que um bom PMO tem as seguintes características:  

  • Fornece benefícios tangíveis, repetíveis e de longo prazo para o negócio
  • Se alinha com a estratégia e cultura corporativa
  • É ágil o suficiente para se adaptar à medida em que a estratégia muda
  • Integra dados e informações de projetos estratégicos corporativos
  • Permite o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas para o sucesso do projeto em toda a empresa
  • Identifica e desenvolve metodologias de gerenciamento de projetos, melhores práticas e padrões
  • Age como treinador, mentor e supervisiona os gerentes e funcionários do projeto.

Embora todos os itens citados sejam importantes, Fritsch afirma que o último também é uma forma de as empresas desenvolverem talentos – mesmo fora do PMO.

“Esse centro de excelência também pode ser o caminho de uma carreira”, disse ele. “Ele monitora pessoas através da progressão na carreira”. Não é incomum, diz ele, que os gerentes de projetos passem para o nível executivo em uma empresa. Esta é uma parte fundamental da retenção, também, para que os gerentes de projetos no PMO não vejam esse como o ponto final das suas carreiras.

Diferentes tipos de PMO

Os três tipos gerais de PMO são de suporte, controle e diretiva.

Um PMO de Suporte é o tipo de que fornece ajuda se for necessário. Eles darão as melhores práticas e ideias, mas se foram ignorados não há problema.

Um PMO de Controle não fica totalmente inativo, mas também não assume um total controle das tarefas. Ele fornece á empresa modelos, procedimentos e relatórios.

A PMO de Diretiva é quando o PMO dirige o gerenciamento de projetos, realiza o apoio e controle de forma geral e mantém o controle sobre o seguimento dos modelos, procedimentos e requisitos de relatórios descritos.

Minha empresa precisa de um PMO?

Antes de considerar se a sua empresa precisa ou não de um PMO, é preciso analisar bem como ela opera e ver se diferentes segmentos dela já estão trabalhando juntos em sistemas e grupos em harmonia, ou se eles operam como silos com sistemas diferentes e não tem uma boa comunicação. Se o caso da sua empresa for o último, um PMO pode ajudar. Além disso, se você está prestes a implementar projetos significativos ou mudanças de estratégia – ou a estratégia que você já possui não está sendo atendida, um PMO pode ser ideal para sua organização.

“Se os projetos da sua empresa têm um nível significativo de custos ou impacto, o PMO pode ser de grande ajuda”, disse Fritsch. “Certamente, quanto maiores forem os projetos ou o orçamento, quanto mais houver projetos, mais a sua empresa irá se beneficiar de um PMO”.

Entretanto, a Gartner estima que o número de PMOs na TI vai diminuir como resultado da revolução digital, embora alguns possam se transformar em funções de gerenciamento de mudanças e se tornar parte da função de estratégia do nível C.

A firma de analistas também estima que, até 2030, as parcerias entre humanos, máquinas inteligentes e IA irão eliminar “cerca de 80% do” trabalho “que representa a maior parte da disciplina, práticas e atividades atuais de gerenciamento de projetos”, de acordo com o relatório. Para os profissionais de PMO, isso significa se adaptar ao comportamento e as práticas. Para as empresas, isso significa abraçar mudanças na profissão em benefício das suas organizações.