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O que é ERP e quais são os seus benefícios para as  empresas?
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O que é ERP e quais são os seus benefícios para as empresas?

Quando se fala em gerenciamento de empresas, muitas vezes surge o termo ERP. Mas você sabe o que é isso e quais são as suas principais vantagens para empresas? O Sistema integrado de gestão empresarial (ou ERP) padroniza, simplifica e integra processos de negócios relativos a finanças, recursos humanos, compras, distribuição e outros departamentos. Normalmente, este tipo de software opera em uma plataforma integrada usando definições de dados comuns operando em um único banco de dados.

Em 1990, a Gartner criou o termo ERP (Enterprise Resource Planning) para descrever a evolução do planejamento de requisitos de materiais (MRP) e o planejamento de recursos de manufatura (MRP II) à medida que se expandiram de além da fabricação para outras partes da empresa, geralmente finanças e RH.

Os sistemas ERP evoluíram de forma rápida durante a década de 90 em resposta ao Y2K e à introdução do Euro. A maioria das empresas considerou o Y2K e o Euro como os custos de fazer negócios e os ERPs como uma maneira econômica de substituir vários sistemas antigos por um pacote padronizado que também poderia abordar esses problemas.

Quais são as diferenças entre os sistemas ERP e CRM?

De maneira externa, os sistemas ERP e de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) podem parecer semelhantes, mas eles visam cumprir propósitos diferentes. Tendo uma natureza abrangente, os sistemas ERP muitas vezes assumem muitas das funcionalidades dos sistemas CRM, manipulando contatos e detalhes sobre os pedidos, mas os sistemas CRM oferecem uma plataforma mais direcionada para vincular informações de clientes de uma variedade de fontes. Os sistemas de CRM são, essencialmente, utilizados pelas organizações de vendas e suporte que estão voltadas para o cliente, mas não realizam o trabalho real de produção e execução de pedidos.

Quais são as principais características dos sistemas ERP?

A escala, o escopo e a funcionalidade dos sistemas ERP varia amplamente. No entanto, a maioria dos softwares ERP possui as seguintes características em comum:

Integração em toda a empresa. Os processos de negócios são integrados de ponta a ponta em departamentos e unidades de negócios. Por exemplo, um novo pedido inicia automaticamente uma verificação de crédito, consulta a disponibilidade do produto e atualiza o cronograma de distribuição. Uma vez que o pedido é enviado, a fatura é enviada.

Operações em tempo real (ou quase em tempo real). Uma vez que os processos no exemplo acima ocorrem alguns segundos após o recebimento do pedido, os problemas são identificados rapidamente, dando ao vendedor mais tempo para corrigir a situação.

Um banco de dados comum. Um banco de dados comum foi uma das vantagens iniciais do ERP. Ele permitiu que os dados fossem definidos uma vez para a empresa com cada departamento usando a mesma definição. Os departamentos individuais agora tinham que estar de acordo com os padrões de dados aprovados e as regras de edição. Enquanto alguns ERPs continuam dependendo de um único banco de dados, outros dividiram o banco de dados físico para melhorar o desempenho.

Interface e aparência consistentes. Os primeiros fornecedores de ERPs perceberam que o software com uma interface de usuário consistente reduz os custos de treinamento e tem uma aparência mais profissional. Quando outro software é adquirido por um fornecedor de ERP, as aparências anteriores às vezes são abandonadas em favor da velocidade do mercado. À medida que novos lançamentos entram no mercado, a maioria dos fornecedores de ERP restaura a interface de usuário consistente.

Quais são os benefícios dos sistemas ERP?

O ERP melhora o desempenho de um negócio de várias maneiras. São elas:

Eficiência Interna. Os sistemas ERP, quando operados da forma correta, permitem que as empresas reduzam o tempo necessário para completar praticamente todos os processos comerciais.

Melhor tomada de decisões. Os ERPs promovem a colaboração através de dados compartilhados organizados em torno de definições de dados comuns. Os dados compartilhados eliminam o tempo desperdiçado argumentando sobre a qualidade desses dados e permite que os departamentos passem seu tempo analisando dados, extraindo conclusões e tomando decisões melhores. Uma tomada de decisões mais efetiva equilibra a orientação central com um certo nível de autonomia local. O controle e o comando central dificilmente respondem às necessidades locais, enquanto a autonomia em campo exclui a coordenação em toda a empresa. Os dados compartilhados e os processos comerciais comuns permitem que as decisões sejam tomadas nos parâmetros da sede pelos indivíduos mais próximos da situação.

Maior agilidade. A padronização e a simplificação resultam em menos estruturas rígidas. Isso cria uma empresa mais ágil que pode se adaptar rapidamente, aumentando o seu potencial de colaboração.

Melhoria na segurança. Enquanto um banco de dados centralizado com informações da empresa é um grande alvo, ele é mais fácil de proteger do que os dados espalhados por centenas de servidores em armários ou sob mesas. Isso é particularmente difícil, se a equipe de segurança não tiver conhecimento do servidor ou se ele tiver dados corporativos.