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Criando um Espaço de Trabalho Digital Dinâmico
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Criando um Espaço de Trabalho Digital Dinâmico

Atualmente o espaço de trabalho digital não pode mais ser chamado de “o espaço de trabalho do futuro”, pois isso já se tornou a realidade. Muitas empresas adotaram políticas de mobilidade e trabalho flexíveis, o que significa que a tecnologia móvel é um componente essencial do espaço de trabalho de hoje.

Embora seja fácil para as empresas falarem sobre o comprometimento com o trabalho móvel, até que ponto essas empresas migraram para um espaço de trabalho digital?

De acordo com um estudo realizado pela Oxford Economics para a Citrix, Building the Digital Workplace, as empresas canadenses assumem a liderança em muitos aspectos da preparação para o trabalho digital. Setenta e cinco por cento das organizações canadenses pesquisadas tornam os dados disponíveis de forma segura para todos os usuários usando o compartilhamento de arquivos, em comparação com 59% globalmente, e 77% proporcionam treinamento a todos os funcionários para ferramentas, software e serviços. E espera-se que ainda sejam feitos maiores progressos nos próximos três anos, tanto no Canadá quanto a nível mundial.

Ao mesmo tempo, enquanto algumas empresas investiram em tecnologia, muitas não fizeram as mudanças mais amplas necessárias para adotar o movimento móvel. Na verdade, apenas um quinto dos executivos canadenses entrevistados disse que sua empresa possui uma estratégia móvel integrada em execução.

Maximizar o valor dos espaços de trabalho digitais é mais do que apenas oferecer aos funcionários um dia para trabalhar em casa, dando a eles um smartphone para se comunicar ou um aumento no orçamento de TI. Estratégias móveis abrangentes são cruciais para capitalizar a nova forma de trabalhar e exigir a colaboração de departamentos além de apenas TI.

Então, o que precisa ser considerado ao se construir um espaço de trabalho digital efetivo?

Em primeiro lugar, as empresas devem repensar os principais processos e políticas em torno do trabalho digital para acomodar novas formas de trabalhar. Isso requer uma revisão de vários elementos como o modelo atual de negócios, procedimentos de segurança, fluxo de trabalho e expectativas dos funcionários, e até mesmo o layout físico do escritório.

Ao desenvolver processos comerciais de primeira linha para realizar a ativação de ambientes fora do local, horários de trabalho flexíveis e mitigação do burnout de funcionários constantemente conectados, as empresas podem maximizar o seu espaço de trabalho digital. Como resultado, elas também poderão notar a diferença no desempenho dos funcionários, produtividade e rentabilidade da empresa.

A segunda chave para a construção de um espaço de trabalho digital eficaz é abraçar uma cultura corporativa digital flexível que mantém linhas abertas de comunicação entre gerentes e funcionários e transmite claramente expectativas em torno de horas extras e trabalhos remotos.

Embora uma força de trabalho cada vez mais conectada possa aumentar a preocupação com o desgaste dos funcionários e a confusão na diferença entre o tempo pessoal e o tempo profissional, é importante que as empresas importem uma cultura que promova o equilíbrio entre trabalho e vida saudável.

As organizações devem ser encorajadas a permitir que os funcionários escolham os seus próprios horários e local de trabalho (quando e onde eles podem ser mais produtivos), ou quando irão se dedicar a atividades pessoais no horário de trabalho, desde que a tarefa dada seja concluída dentro do prazo. Os líderes empresariais podem encorajar os funcionários a se desconectar após o horário de trabalho e também seguir o padrão se desconectando.

As empresas podem até usar o escritório físico como um veículo para promover uma cultura corporativa efetiva. Por exemplo, através de escritórios de layout aberto que acomodam trabalhadores on-the-go e incluem espaços mais silenciosos para o trabalho independente, as empresas podem apoiar uma cultura flexível e colaborativa sem sacrificar a produtividade.

Os líderes empresariais também podem identificar novas métricas para avaliar o desempenho dos funcionários. Isso significa afastar-se de um foco no número de horas marcadas enquanto fisicamente no escritório, para uma avaliação mais holística de sua contribuição.

Finalmente, mas o mais importante, a segurança precisa estar no topo da lista de prioridades.

Com a crescente prevalência de ataques cibernéticos, as empresas precisam implementar todas as soluções de segurança possíveis para evitar roubo de dados importantes. Um ambiente de trabalho digital pode reduzir drasticamente esses riscos de segurança. O acesso remoto aos dados da empresa pode representar preocupações para os profissionais de TI; ter a infra-estrutura de TI adequada e segura e as políticas em vigor podem proteger as informações.

Por exemplo, as empresas podem hospedar todos os seus aplicativos e dados através de soluções de virtualização, ao mesmo tempo em que fornecem acesso virtual aos funcionários, independentemente da sua localização ou dispositivo em que estão. Isso permite que as empresas evitem ameaças de segurança em caso de dispositivos perdidos ou infectados por vírus. Dessa forma também não é necessário ficar se preocupando se os funcionários aplicaram atualizações e patches de segurança em seus dispositivos, aplicativos e sistemas operacionais, uma vez que todas as atualizações podem ser virtualmente feitas a partir do data center.

Em geral, os espaços de trabalho digitais oferecem vantagens únicas para funcionários e organizações. A pesquisa da Oxford Economics descobriu que o trabalho digital ajuda os funcionários a resolver problemas de forma mais criativa (96 por cento), oferecer melhor atendimento ao cliente (87 por cento) e colaborar de forma mais eficaz (90 por cento). A eficiência do processo, a experiência do cliente e a rentabilidade também são identificadas como resultado do trabalho digital. Além disso, esta forma de trabalho pode ajudar as empresas a suprir lacunas de talento e ampliar o grupo de trabalhadores disponíveis sem ter como limitação a distância física.

Com a inovação digital chegando a todos os aspectos do mundo dos negócios, são as empresas focadas e estratégicas em sua abordagem que se to