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Como os serviços online estão ajudando em reuniões de empresas
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Como os serviços online estão ajudando em reuniões de empresas

As reuniões empresariais sempre sofreram com diversos obstáculos, muitos deles chegando até a ser motivo de brincadeiras. Hoje em dia, porém, as empresas estão apostando em uma variedade de diferentes serviços para manter suas reuniões sucintas e direto ao ponto. Todos sabem que não vale a pena gastar horas com apresentações de slides, pois logo a atenção dos presentes começa a se dispersar e todo o mundo começa a prestar mais atenção no relógio do que em quem está falando.

Talvez uma das melhores contribuições para reuniões atuais seja o advento das videoconferências de alta qualidade. Qualquer plataforma, desde o Skype ou Discord até o GoToMeeting, pode permitir chamadas robustas com várias pessoas, com um canal de texto associado.

Direto ao ponto

As chamadas virtuais por vídeo ajudam a eliminar vários problemas comuns em reuniões. Com conferências ou chamadas somente de voz, por exemplo, pode ser difícil identificar quem está falando no momento. Se mais de uma pessoa na equipe tiver voz semelhante, esse problema aumenta. Os softwares de reuniões modernos, no entanto, podem mostrar precisamente quem está falando naquele momento, o que traz clareza para toda a situação.

Mesmo sem videochamada, muitas plataformas modernas de reunião têm avatares de usuário individuais, que irão indicar quando cada um deles está falando. Mais uma vez, isso minimiza a confusão e a conversa cruzada.

Qualquer chat de texto que faça o acompanhamento da conversa, como as mensagens recebidas através do Skype ou de um canal associado do Slack, pode trazer mais clareza às reuniões. Os chats de texto permitem duas coisas que podem ser de grande ajuda; conversas paralelas e gerenciamento dos minutos ativos.

Nas conversas paralelas, duas pessoas podem discutir elementos secundários de um tópico da reunião sem precisar mencioná-lo na reunião central. Isto pode ajudar os usuários que estiverem perdidos no assunto a se localizar sem necessidade de interrupções, assim o assunto central da reunião não precisará ser mudado em nenhum momento.

Ao mudar o assunto da reunião temporariamente para falar sobre outras questões, as pautas podem acabar ficando confusas, o que tira a atenção dos participantes. Além disso, esse tipo de coisa pode fazer também com que assuntos importantes sejam deixados de lado, levando à necessidade de repassar informações em futuras reuniões, gastando muito mais tempo.

Um funcionário pode ser encarregado de gerenciar o tempo, enquanto outros podem participar com informações especificamente relevantes que podem não ser abordadas imediatamente.

Ajudando na organização do tempo

Um aplicativo de calendário baseado na nuvem também pode ajudar muito. Se você tem a sua programação ao alcance dos seus dedos, é fácil encontrar espaços abertos para prazos futuros e definir exatamente quando está disponível para determinadas tarefas. Os aplicativos de calendário também podem avisar os usuários antes do início de uma reunião, podem incluir cronômetros e até mesmo automação baseada em sala para ajudar a criar uma reunião mais efetiva.

Além de um software que vai ajudar todos a terem uma maior clareza, outros apps podem ajudar com a produtividade. Quantas vezes você já saiu de uma reunião e teve que pedir a um colega de trabalho que enviasse um e-mail com um arquivo importante? Quantas vezes você esteve no final dessa interação, aguardando a chegada de um arquivo?

Os aplicativos de compartilhamento de arquivos, até mesmo os mais simples como o Dropbox, podem ser usados ​​durante as reuniões para compartilhar um arquivo em um local acessível para todos no momento em que é mencionado. Junte isso com o canal Slack e um link de arquivo pode ser descartado imediatamente quando for necessário.

Cronometrando a reunião

Até mesmo aplicativos simples como temporizadores podem ajudar a manter uma reunião nos trilhos. Um problema persistente em muitas reuniões de negócios é a sua alta duração. Quanto mais longa é a reunião, mais difícil é de continuar prestando atenção e menos provável que algo produtivo aconteça. Um temporizador pode ajudar a estabelecer um limite para a reunião.

É importante saber que, nas primeiras vezes, pode ser um pouco difícil implementar um temporizador. As reuniões iniciais muitas vezes têm elementos longos e outros são cortados; O segredo é reforçar o temporizador, não a agenda. Após algumas iterações, quem está executando a reunião vai descobrir onde a produtividade cai e quando especificamente deve mudar de assunto. Para reuniões ainda mais ágeis, você pode implementar um cronômetro para cada tópico individual, atribuindo apenas alguns minutos para cada item para mantê-lo o mais curto e simples possível.

Todas as pessoas fazem reuniões de maneiras diferentes e todas podem melhorar com o uso da tecnologia. Vale a pena pesquisar por aplicativos que vão abrir caminhos para essas melhorias. Lembre-se; no final do dias, o tempo gasto em reuniões é tempo não gasto em trabalho real, vendas ou melhorias para o negócio.